مدیریت دبیرخانه و کارتابل اداری داخلی

هر سیستم مکانیزه نیازمند یک سیستم دبیرخانه جهت بایگانی اطلاعات جهت بازخوانی سریع و پیگیری موارد اعلامی است. از همان لحظه که یک شرکت به عنوان عضوی در جامعه حقوقی شروع به فعالیت می نماید احساس به ثبت و بایگانی و نگهداری از نامه ها دستورات اعلامات و ... از اهمیت به سزایی برخوردارد.


   هر سیستم مکانیزه نیازمند یک سیستم دبیرخانه جهت بایگانی اطلاعات جهت بازخوانی سریع و پیگیری موارد اعلامی است. از همان لحظه که یک شرکت به عنوان عضوی در جامعه حقوقی شروع به فعالیت می نماید احساس به ثبت و بایگانی و نگهداری از نامه ها دستورات اعلامات و ... از اهمیت به سزایی برخوردارد. از یک مغازه کوچک با سطح فعالیت روزمره تا شرکت های بزرگ دولتی که اسناد به عنوان مدارک مثبته مورد توجه قرار می گیرند به همین جهت در سیستم هایی بازمینه فعالیت گسترده تر و به وجود آمدن تکنولوژی نوین ثبت این اطلاعات در سیستم های کامپیوتری در جهت دسترسی سریع، نگهدار منظم تر و کاهش بوراکراسی و نگهداری فیزیکی کاغذ و کاهش فضای نگهداری این موارد نیاز هر سیستم اداری را به یک دبیرخانه الکترونیکی را نمایان می سازد. علاوه بر آن دریک سیستم اداری که نیاز به فرآیند بورکراسی و سلسله مراتب و دستور کار بر روی نامه هاست می توان از یک کارتابل الکترونیکی تحت شبکه جهت پیگیری ارائه نظر و دستور بر روی فرایندها انجا داد در عین حال افراد سازمان می توانند از طریق شبکه داخلی ارسال و دریافت اطلاعات داشته باشند.
 

 

1/ وجود دبیرخانه الکترونیکی جهت بایگانی نامه های دریافتی و ارسالی و ثبت اطلاعات کامل نامه ها به همراه ضمیمه های آن همراه با پرونده های عکس از نامه ها

2/ استفاده از سیستم کارتابل نامه های داخلی افراد به صورت نامه های ارسالی دریافتی صدور دستور کار بایگانی و ...

3/ لیست دستور کارها به صورت مجزا به همراه فرآیندهای طی شده روی دستور کارها و اعلامیه های آن در هرلحظه با ثبت مجری و ساعات و تاریخ انجام کار

4/ روند ثبت و بایگانی اسناد و رده بندی اسناد

5/ تنظیم چارت سازمانی افراد شرکت و تعیین سمت و افراد مورد سرپرستی و گروه بندی افراد

6/ ثبت تماس ها و قرار جلسات تعیین نوع جلسات سطح و نحوه برگزاری و نحوه دعوت و قرار گذاری با افراد تعین افراد و مجری جلسات و ثبت صورت جلسات

7/ برخورداری از سیستم های SMS, Email, internet Fax

8/ آرشیو مستندات

9/ ارتباط با مشتریان و اتصال به فروش ها و تماس های صورت گرفته

10/ تعیین سطوح وضعیت و وظایف افراد

11/ تعیین پروژه ها

12/ تعیین سوالات مربوط به قسمت نظر سنجی مشتریان

کارتابل و سیستم دبیرخانه (نامه های دریافتی و ارسالی ) :

1/ نامه های دریافتی ، نامه های ارسالی ، پیش نویس ، وظایف و بایگانی

روابط عمومی و مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) :

1/ فرم های دریافتی ، فرم های ارسالی ، پیش نویس ، وظایف و بایگانی

مدیریت امورمشتریان :

1/ نمایندگان خدمات پس از فروش ، پذیرش های نمایندگان ، فاکتورهای ارسالی برای نمایندگان ، فرم درخواست گارانتی با هزینه بالا ، درخواست تعیین گارانتی ، مدیریت فروش قطعات و کنترل مالی نمایندگان

سفارشات خارجی و داخلی :

1/ سفارشات نمایندگان ، سفارشات داخلی شرکت و شعب و مدیریت سفارش های دریافتی

مدیریت فروش و مدیریت مالی :

1/ تعریف قطعات و محصولات و درخت محصول ، مدیریت فروش قطعات و محصولات و مدیریت گزارشات مالی فروش و خدمات پس از فروش نمایندگان

مدیریت خبر ، تصاویر ، ویدئو و نظر سنجی مشتریان :

1/ سیستم مدیریت تحریریه داخلی ، مدیریت تایپست ها ، مدیریت دبیر و مدیریت سر دبیر

2/ مدیریت تصاویر اخبار ، گروه بندی خبر و دسترسی آنها ، آرشیو اخبار و سطح دسترسی به آنها

3/ دسترسی مدیریت تصاویر و تصویر گزاری ، تصویر روز ، مدیریت تصاویر انتخابی و گزارشات تصویری

4/ مدیریت فیلم های خبری ، مدیریت نظر سنجی و گزارشگیری از آنها


 

نظرات
نام :
ایمیل :
کشور
شهر :
متن :